众所周知，CRM系统在提升工作效率，提高订单率的同时，也是对员工工作的监控和客户资源的集中管理系统。不管是哪一位员工的客户资源，只要输入到CRM系统中，就成为一个有效的记录，将成为公司销售系统中有价值的资源。特别是随着基于因特网的客户关系管理系统的出现，更是给人们呈现了一个完整的收集、分析、开发和利用各种客户资源的系统。
CRM是一个对通讯、采购与互动信息的收集，加深企业对客户的了解，客户与企业任一个部门打交道都能得到一致的信息，简化知识管理。集中企业内部原来分散的各种客户数据，形成正确、完整、统一的客户信息为各部门所共享。
CRM可以便捷、有效地向员工提供客户的相关信息，帮助他们进行正确的决策，同时也巩固了企业与客户之间的联系，及时判别出客户未来的需求，并设法满足这些需求。借助这一数据库中的客户历史数据，企业能更好地了解客户行为，分析客户喜好，从而有针对性地提供更优秀的产品及服务。客户与公司交往的各种信息都能在对方的客户数据库中得到体现，能最大限度地满足客户个性化的需求；
CRM也是改善销售流程，缩短销售周期，加强潜在客户的销售机会的得力助手。可以使企业杜绝以往由于潜在客户管理不当而造成的损失。通过分析这些客户交易信息，未来交易的成功率得到大幅的提高。公司可以充分利用客户关系管理系统，可以准确判断客户的需求特性，以便有的放矢的开展客户服务，提高客户忠诚度。
CRM更是一个能更深入地挖掘横向与纵向销售机会，创造一个销售评估流程的平台，帮助企业识别出现有的问题、最新的趋势及潜在的机会，直接或间接地增强了企业的盈利能力。
以上的种种优势，都是企业上马CRM的原因。因为有了它确实给企业带来了可观的回报，让管理者可以充分的放权于执行人，提高公司整体水平和业绩。
那么如何更有效的完善员工工作，使其与客户的沟通都能一一的记录在CRM系统中？以便能更全面的了解客户的需求和客户实力，在日后的销售环节中对客户的定位更准确呢？
销售人员与客户的沟通可以成为重要依据的就是邮件和合同。合同在签署的时候就可以知晓其中的细节和权利及义务。但对于邮件沟通，却很难直接呈现在CRM系统中，因为如果有一款可以集成邮件功能的CRM，将会是一个不错的延伸。
当然这一设想并不是凭空想象。这一点已经在ZOHO的CRM系统中得以体现。在ZOHO的官方博客中已经可以看到这一整合的描述。相信在不久的将来，中国用户也可以使用到整合了邮件功能的百会CRM。
图1：整合邮件功能的ZOHO CRM系统
图2：在联系人的页面中可看到Emails选项卡
随着各企业对于CRM运用的深入和熟练，更多的功能和便利还将会被研发出来。到那时，企业对于CRM的使用就会更加直接和全面，也会使其更加专业的为企业所服务。
