资深行政采购人谈数字化采购：有效减少冗杂流程带来的边际成本

“今年,我们空间运营的目标是1个店长管理区域达到1万平米。”办公空间服务商梦想加的高级行政专员曹宇说道。去年,梦想加自己研发了新运营系统,在运营管理上加速数字化进程,2022年将会进一步完善。

对于办公空间服务商而言,行政岗位和运营岗位的协作关系非常密切,行政人员的工作效率关系着运营人员能够提供给客户的服务细致度,也关乎着客户对于梦想加的运营服务满意度。根据曹宇的介绍,梦想加的行政工作中,采购环节非常耗费人力成本以及时间成本。“供应商招标、选品、比价、合同签订、归档、付款报销等环节,需要大量的人力来完成,对于企业而言,行政人在采购过程中付出的时间成本,属于采购的隐性成本。 ”

因此,今年梦想加计划在行政采购环节进行数字化的探索。相对于传统采购模式,成熟的线上数字化采购服务能够有效满足企业经营、生产各领域多样化场景的需求。“在采购平台的选择方面,我们希望有一站式服务的体验。除了满足我们对于日常办公用品、固定资产、绿植、福利等品类的采购外,连带职场清洁、消毒、维修等服务,如果都可以在一个平台去实现,那将会大大释放行政人员的工作效率。” 曹宇说道。

管理经济学中有个著名的判断:企业采购成本每降低1%,利润就会增加5%到10%。因此,对于行政人而言,除了提高采购效率,成本控制也是关注的焦点。曹宇表示,“梦想加的行政部今年有一个目标,是先将采购成本透明化。我们每个办公空间的客户量不同,消耗的运营用品量也各不相同,今年会配合每个办公空间进行运营物品采购费用的数据测算,合理控制采购成本。”

另外,将采购费用的支出数据都统一到平台,可以让行政人清晰地看到年、月、日,以及不同业务板块或者分公司,具体的费用支出情况,也方便行政部分在做采购预算成本时可以参考对比,做好成本把控。企业更多的通过数字化采购平台完成采购工作,不仅能减少自身资金和精力的投入,还能充分保障专业性和成熟度。以京东企业业务为例,打造了“快采购、轻管理、一站式”数字化采购服务平台,通过账号协同、智能选品、智能结算、发票管理等在内的十大核心采购服务能力,打通事前的预算申请、需求收集,事中的选品、议价、签约、支付、开票,事后的报销、对账、报税等全环节的数据打通,可以让企业轻松实现采购数字化管理,帮助企业搭上数字化转型的“快车道”。

在全行业大步迈入全数字化发展的大背景下,大部分中小企业都还处于数字化转型的探索阶段,如何快速实现数字化转型是面临的共性课题。“数字化采购管理,可以让我们实现降本增效的同时,可以兼顾了行政侧标准化采购需求,以及财务管理方的要求,行政人在采购工作中一定要用对‘工具’,实现线上操作,做到高效率采购,才能给自己和公司减少冗杂流程带来的边际成本。”曹宇感慨道。